Politique de confidentialité
La présente politique de confidentialité décrit comment CBC Informatique S.A.R.L. (« CBC Informatique » ou « nous ») collecte, utilise et protège les données personnelles que nous traitons dans le cadre de l’utilisation du site. CBC Informatique est une société établie au Luxembourg (RCS B124561), dont le siège social est situé 9, Zone Op Zaemer, L-4959 Bascharage, Luxembourg.
1. Responsable du traitement et Délégué à la Protection des Données (DPO)
CBC Informatique S.A.R.L. agit en qualité de responsable du traitement pour l’ensemble des données personnelles collectées via le site et dans le cadre de nos relations commerciales. À ce titre, CBC Informatique détermine les finalités et les moyens des traitements effectués sur vos données.
Pour toute question relative à la protection de vos données ou pour exercer vos droits, vous pouvez contacter directement CBC Informatique par email à cbc@dpo.lu ou par courrier à l’adresse de notre siège social (voir introduction).
2. Données personnelles collectées
Catégories de données collectées : Nous veillons à collecter uniquement les données personnelles strictement nécessaires au regard des finalités exposées ci-après. Les types d’informations que nous sommes susceptibles de recueillir incluent notamment :
- Données d’identification et de contact : par exemple, vos nom, prénom, adresse e-mail, adresse postale et numéro de téléphone que vous nous fournissez via les formulaires présents sur notre site. Ces informations peuvent être requises pour vous fournir certains produits ou services (par ex. support technique ou commercial) et traiter vos demandes. Nous ne sollicitons ni ne collectons pas de données sensibles (telles que l’origine raciale, les opinions politiques, la santé, les convictions religieuses, l’orientation sexuelle, etc.).
- Données de navigation : lorsque vous naviguez sur notre site, nous pouvons collecter des informations techniques et de navigation telles que votre adresse IP, le type d’appareil ou de navigateur utilisé, les pages consultées, la date et l’heure de votre visite, etc. Ces données sont collectées notamment au moyen de cookies et technologies similaires (voir section Cookies ci-dessous) et via nos journaux de serveur. Elles nous aident à assurer le bon fonctionnement du site, la sécurité des transactions, ainsi qu’à analyser l’audience et l’utilisation de nos services en vue de les améliorer.
- Données communiquées via d’autres canaux : vous pouvez également nous fournir des informations par d’autres moyens, par exemple lorsque vous nous contactez par téléphone, par e-mail ou lors d’événements professionnels. Dans de tels cas, nous pouvons conserver les données que vous nous communiquez (par exemple, les détails de votre demande ou de votre problème technique) afin de vous apporter une assistance appropriée et de suivre la relation commerciale.
- Données relatives aux clients et transactions : si vous devenez client de CBC Informatique, nous traitons les données nécessaires à la gestion de votre compte client et à l’exécution de nos prestations. Cela peut inclure des informations sur les produits ou services commandés, l’historique de vos commandes, les correspondances échangées, les données de facturation et de paiement (p. ex. coordonnées bancaires pour le règlement), ainsi que toute autre donnée requise dans le cadre contractuel ou légal (par exemple, un numéro d’identification fiscal si nécessaire).
3. Finalités du traitement des données
Nous utilisons vos données personnelles uniquement pour des finalités déterminées, explicites et légitimes. En particulier, CBC Informatique peut traiter vos informations pour les usages suivants :
- Fourniture de services et gestion de la relation client : Vos données sont traitées afin de vous enregistrer en tant qu’utilisateur du site le cas échéant, répondre à vos demandes d’information, de devis ou de support, et de manière générale pour gérer la fourniture de nos produits et services que vous sollicitez ou avez contractés. Cela inclut par exemple le traitement des commandes, le support technique ou commercial, la facturation et le service après-vente.
- Exécution d’un contrat : Lorsque vous êtes client de CBC Informatique, certaines de vos données sont traitées pour exécuter nos obligations contractuelles envers vous, assurer le suivi de vos contrats et vous fournir les prestations convenues dans les meilleures conditions. Ceci couvre également les mesures précontractuelles prises à votre demande (par ex. établissement d’une offre commerciale, évaluation de vos besoins avant la conclusion d’un contrat).
- Communications marketing (marketing direct et indirect) : Avec votre consentement préalable, nous pouvons utiliser vos coordonnées pour vous envoyer des informations commerciales sur nos produits et services, nos nouveautés, promotions ou offres spéciales susceptibles de vous intéresser. Ces communications pourront vous être adressées par email, téléphone ou courrier postal. NB : Si vous êtes déjà client de CBC Informatique, nous pourrons vous informer de produits ou services analogues à ceux que vous avez déjà acquis, sur la base de notre intérêt légitime à vous tenir informé, sauf opposition de votre part. Dans tous les cas, vous gardez la possibilité de vous opposer à tout moment à la prospection commerciale, comme indiqué dans la section Droits des personnes concernées ci-dessous.
- Amélioration de nos services et du site : Nous pouvons traiter des données de navigation et préférences utilisateur afin d’analyser l’utilisation de notre site et de nos services, d’identifier les fonctionnalités les plus utilisées et d’améliorer l’ergonomie et la qualité de nos offres. Ces analyses sont effectuées de manière agrégée ou anonyme autant que possible (par exemple via des cookies analytiques), dans le but d’adapter notre site aux besoins des visiteurs et d’offrir une meilleure expérience utilisateur.
- Sécurité et prévention de la fraude : Vos informations peuvent être utilisées pour assurer la sécurité de notre site, de nos systèmes informatiques et de vos données. Cela comprend la détection d’activités suspectes ou malveillantes (tentatives d’intrusion, fraude, actes illicites) et la mise en place de mesures de protection appropriées. Par exemple, nous pouvons être amenés à traiter certaines données techniques ou à suspendre un compte afin de protéger nos intérêts légitimes et ceux de nos clients en matière de sécurité. Le cas échéant, nous pourrons communiquer certaines informations aux autorités compétentes ou à d’autres entités (banques, assureurs) dans le cadre de la prévention ou la détection de fraudes ou d’infractions.
- Respect des obligations légales et réglementaires : Nous traitons également vos données pour nous conformer à diverses obligations légales auxquelles CBC Informatique est soumise. Par exemple, les lois fiscales et comptables nous imposent de conserver certaines données de facturation pendant une durée déterminée. De même, nous pourrions devoir communiquer des informations aux autorités administratives ou judiciaires compétentes sur demande légale. Enfin, le traitement de vos données peut être nécessaire pour l’exercice ou la défense de nos droits en justice en cas de litige éventuel.
- Recrutement (le cas échéant) : Si vous postulez à un emploi au sein de CBC Informatique (via une offre ou une candidature spontanée), nous collecterons et traiterons les données de votre candidature (CV, coordonnées, informations professionnelles, etc.) dans le but d’évaluer votre profil et de gérer le processus de recrutement. Ces traitements de recrutement font l’objet d’une notice de confidentialité spécifique, disponible sur notre site, que nous vous invitons à consulter pour plus de détails sur les catégories de données collectées, leur conservation et vos droits en la matière.
Nous n’utilisons vos données personnelles pour d’autres finalités que si nous y sommes tenus par la loi ou si vous y avez consenti explicitement. En aucun cas vos données ne seront traitées ultérieurement de manière incompatible avec les objectifs initiaux sans vous en informer et, le cas échéant, sans recueillir votre consentement.
4. Bases légales du traitement
Conformément au RGPD, chaque traitement de données personnelles mis en œuvre par CBC Informatique repose sur une base juridique valide. En pratique, selon la nature des données et le contexte, nous nous appuyons sur l’une des bases légales suivantes :
- L’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles – Le traitement de vos données est nécessaire à l’exécution du contrat que vous avez conclu avec nous, ou à la réalisation de démarches que vous avez sollicitées avant de conclure ce contrat. C’est par exemple le cas pour le traitement de vos coordonnées et informations de commande lors de l’achat d’un service, ou pour répondre à une demande de devis que vous nous avez adressée.
- Le respect d’une obligation légale – Nous pouvons être tenus de traiter ou conserver certaines de vos données pour nous conformer à des obligations légales ou réglementaires. Par exemple, la législation fiscale nous impose de conserver des factures et pièces comptables nominatives pendant une durée minimale. De même, nous pourrions devoir communiquer des informations aux autorités en vertu du droit luxembourgeois.
- L’intérêt légitime de CBC Informatique – Dans certains cas, nous traitons vos données personnelles sur la base de nos intérêts légitimes, pour autant que cela n’ait pas d’impact disproportionné sur vos droits et libertés. Nos intérêts légitimes comprennent par exemple : la sécurité informatique et la prévention des fraudes, l’amélioration de nos services (analyse statistique de l’utilisation du site), ou la prospection auprès de nos clients existants pour des services similaires. Lorsque nous nous fondons sur ce motif, nous prenons soin d’évaluer que le traitement concerné est équilibré et n’est pas intrusif vis-à-vis de la vie privée. Vous pouvez vous opposer à tout moment aux traitements fondés sur l’intérêt légitime pour des raisons tenant à votre situation particulière (voir section Droits ci-dessous).
5. Destinataires des données
Vos données personnelles sont accessibles uniquement aux destinataires autorisés qui ont besoin d’en connaître dans le cadre des finalités décrites. CBC Informatique s’engage à ne pas vendre, louer ou divulguer vos données à des tiers sans votre consentement, en dehors des cas prévus ci-dessous ou par la loi.
5.1. Au sein de CBC Informatique : L’accès à vos informations est strictement limité aux membres du personnel de CBC Informatique et éventuels collaborateurs agissant pour notre compte, qui en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions (par exemple, le service commercial, le support technique, le service administratif et comptable, la direction). L’ensemble du personnel de CBC Informatique est soumis à une obligation de confidentialité et au respect des règles internes de protection des données.
5.2. Prestataires de services et partenaires commerciaux : Dans la mesure nécessaire, nous pouvons communiquer certaines de vos données à des prestataires externes de confiance (sous-traitants) pour effectuer des services pour notre compte ou nous assister dans la fourniture de nos services. Il peut s’agir par exemple de :
- l’hébergeur du site et nos prestataires informatiques (pour la gestion de l’infrastructure technique, du stockage des données et de la maintenance du site);
- nos fournisseurs ou partenaires commerciaux impliqués dans la livraison de nos solutions (par ex. un éditeur de logiciel ou un partenaire cloud lorsque vous commandez un service spécifique);
- des sous-traitants marketing ou communication qui opèrent l’envoi de newsletters en notre nom ou organisent des événements pour notre compte;
- nos conseils externes (comptable, auditeur, avocat) si le traitement de vos données est nécessaire à l’accomplissement de leur mission ou à la défense de nos intérêts légaux.
Nous exigeons de tous nos sous-traitants et partenaires qu’ils traitent vos données uniquement pour notre compte et selon nos instructions, dans le but strictement prévu, et qu’ils présentent des garanties suffisantes en matière de confidentialité et de sécurité. Des contrats conformes à l’article 28 du RGPD sont conclus avec chacun d’eux afin d’assurer la protection de vos informations.
5.3. Autorités légales et organismes publics : Nous pouvons être amenés à divulguer vos données personnelles à des tiers autorisés par la loi, tels que des autorités judiciaires, administratives ou régulatrices (par ex. la Commission Nationale pour la Protection des Données, administrations fiscales ou sociales, autorités de police), mais uniquement si cette communication est requise par une obligation légale ou une décision de justice, ou jugée nécessaire pour la constatation, l’exercice ou la défense de nos droits en justice. De même, en cas de nécessité pour prévenir ou signaler une activité illégale, une fraude ou une atteinte à la sécurité, nous pourrons partager les informations adéquates avec les organismes compétents (par ex. services de police ou de prévention de la fraude).
En dehors de ces cas, aucun transfert de vos données à des tiers extérieurs à CBC Informatique n’a lieu sans votre consentement explicite. En particulier, CBC Informatique ne commercialise pas vos listes de contacts et ne rend pas vos données accessibles à des partenaires à des fins marketing sans votre accord.
6. Transferts de données hors de l’Union européenne
Localisation des données : Vos données personnelles sont stockées et traitées principalement au Luxembourg et/ou au sein de l’Espace Économique Européen (EEE). Par exemple, notre site web et base de données sont hébergés sur des serveurs situés en France, ce qui garantit que vos données restent soumises à la législation européenne en matière de protection des données. De manière générale, nous privilégions des partenaires et prestataires situés dans l’UE ou offrant un niveau de protection conforme au RGPD.
Transferts hors UE éventuels : Si, pour certaines prestations spécifiques, il devait arriver que vos données soient transférées vers un pays hors de l’UE/EEE, nous veillerons à ce que des garanties appropriées encadrent ce transfert, afin d’assurer un niveau de protection de vos informations équivalent à celui du RGPD. Par exemple, nous pourrions utiliser les Clauses Contractuelles Types approuvées par la Commission européenne, ou nous appuyer sur une décision d’adéquation de la Commission européenne si le pays de destination en bénéficie, ou encore mettre en place des règles d’entreprise contraignantes chez le prestataire destinataire.
Le cas échéant, nous vous informerons séparément des transferts internationaux de données envisagés dans le cadre d’un service particulier. Vous pouvez également nous contacter à tout moment pour obtenir plus d’informations sur les transferts de vos données vers l’étranger et les garanties en place.
7. Durées de conservation des données
CBC Informatique conserve vos données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, et en conformité avec les exigences légales applicables. Nous ne conservons pas d’informations vous concernant au-delà de ce qui est requis pour nos obligations contractuelles ou légales. Les durées de conservation peuvent varier en fonction de la nature des données et du contexte du traitement, comme résumé ci-dessous :
- Données des prospects et demandes de renseignement : Si vous nous contactez sans avoir conclu de contrat (par ex. demande d’information via un formulaire ou par email), vos données de contact et la teneur de votre demande seront conservées pendant le temps nécessaire au traitement de celle-ci. Elles pourront ensuite être archivées à des fins de suivi pendant une durée maximale de 3 ans à compter du dernier contact émanant de votre part. Si aucune relation contractuelle n’intervient dans ce délai, vos données pourront être supprimées ou anonymisées. Ce délai de 3 ans pourra être renouvelé si vous interagissez de nouveau avec CBC Informatique (par exemple en sollicitant un devis ultérieurement).
- Données des clients (gestion contractuelle) : Les informations relatives à nos clients (identité, coordonnées, données de contrat, facturation, historique de services…) sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle active. À la fin du contrat ou à compter de votre dernière interaction commerciale avec nous, nous archivons généralement ces données pour une durée de 10 ans maximum. Cette durée tient compte des obligations légales de conservation (notamment en matière comptable/fiscale, qui imposent souvent de garder les pièces justificatives pendant 10 ans) ainsi que du délai de prescription des éventuels litiges civils ou commerciaux. Passé ce délai, les données sont soit supprimées de manière sécurisée, soit anonymisées. NB : Certaines données peuvent être conservées plus longtemps si une procédure judiciaire est en cours, jusqu’à épuisement des voies de recours, ou au contraire effacées plus tôt si leur conservation n’est plus justifiée.
- Données de navigation et cookies : Les données collectées via les cookies et traceurs sont conservées pour des durées variables selon la nature du cookie. Les cookies techniques essentiels (nécessaires au fonctionnement du site) sont généralement conservés le temps de la session de navigation ou pour une période limitée. Les cookies de mesure d’audience ou de préférences sont conservés pour une durée n’excédant pas 13 mois (conformément aux recommandations des autorités de protection des données). Les données issues des journaux de connexion (logs) pouvant contenir des adresses IP sont conservées pendant une durée de quelques mois à un an maximum, sauf obligation légale contraire, afin de permettre la sécurité du site et la détection d’incidents.
- Données de prospection commerciale : Si vous avez consenti à recevoir nos newsletters ou offres commerciales, nous utilisons vos données jusqu’à ce que vous retiriez votre consentement ou manifestiez votre opposition. En l’absence de manifestation de votre part, nous pourrons supprimer ou anonymiser vos données de contact au bout de 3 ans d’inactivité (par ex. si vous ne cliquez sur aucune de nos communications ou ne nous sollicitez plus), afin de ne pas conserver indûment des informations périmées. En tout état de cause, si vous exercez votre droit d’opposition ou de désinscription, vos données seront supprimées ou archivées sans délai pour stopper la prospection.
- Données de candidature (RH) : Dans le cadre d’un recrutement, les données des candidats non retenus sont conservées pendant le temps nécessaire à la procédure de recrutement. Au-delà, nous pourrons, avec votre consentement explicite, conserver vos données afin de vous recontacter pour de futures opportunités, pendant une durée maximale de 2 ans après la fin du processus de recrutement. Si vous ne souhaitez pas une telle conservation, vos données de candidature seront supprimées plus tôt. Les candidats embauchés verront leurs données intégrées dans leur dossier du personnel, soumis à d’autres règles de conservation qui leur seront communiquées.
Une fois la durée de conservation atteinte, nous supprimons ou anonymisons vos données de manière sécurisée. Dans certains cas, nous pouvons conserver des archives anonymisées (ne permettant plus de vous identifier) à des fins statistiques ou de reporting. Si nous conservons des données plus longtemps que les durées ci-dessus, cela sera soit avec votre accord, soit dans le cadre des délais de prescription légaux permettant la sauvegarde des droits de CBC Informatique (par exemple, conservation plus longue en cas de contentieux).
8. Droits des personnes concernées
Dans les conditions prévues par la réglementation, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :
- Droit d’accès – Vous avez le droit d’obtenir la confirmation que nous détenons des données vous concernant, et d’en recevoir une copie ainsi que les informations relatives aux traitements effectués (finalités, catégories de données, destinataires, etc.).
- Droit de rectification – Vous pouvez demander la correction des données personnelles inexactes ou incomplètes vous concernant, afin qu’elles soient mises à jour et exactes. Nous veillons à rectifier vos informations dans les meilleurs délais.
- Droit à l’effacement (ou droit à l’oubli) – Vous pouvez, dans certains cas, obtenir la suppression de vos données personnelles, par exemple si elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, ou si vous retirez votre consentement (et qu’aucune autre base légale ne justifie le traitement). CBC Informatique effacera alors vos données sauf si leur conservation est encore légalement requise ou justifiée par un motif impérieux (p. ex. exercice ou défense de droits en justice).
- Droit à la limitation du traitement – Vous avez le droit de nous demander de geler temporairement l’utilisation de certaines de vos données, par exemple si vous contestez l’exactitude des informations ou si vous vous opposez à un traitement, le temps que nous examinions votre demande. Pendant la limitation, nous n’utiliserons plus les données concernées mais les conserverons en sécurité (elles redeviennent actives une fois le différend résolu).
- Droit d’opposition – Vous pouvez vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à ce que nous traitions vos données sur la base de notre intérêt légitime. En cas d’exercice de ce droit, nous cesserons le traitement concerné sauf s’il existe des motifs légitimes et impérieux justifiant sa poursuite (par exemple, une obligation légale) ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice. Vous avez également le droit de vous opposer à tout moment à l’utilisation de vos données à des fins de prospection commerciale, sans avoir à vous justifier – y compris lorsqu’il s’agit de profilage lié à une telle prospection. Le cas échéant, nous cesserons d’utiliser vos données à ces fins.
- Droit à la portabilité – Dans les cas prévus par le RGPD, vous pouvez demander à recevoir les données personnelles que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et/ou à ce qu’elles soient transmises directement à un autre responsable de traitement si cela est techniquement possible. Ce droit s’applique uniquement aux traitements automatisés fondés sur votre consentement ou sur un contrat, et aux seules données que vous nous avez fournies vous-même.
- Droit de retirer votre consentement – Pour tous les traitements fondés sur votre consentement (par ex. envoi de newsletter, utilisation de cookies analytiques), vous avez la liberté de retirer votre consentement à tout moment. Cela n’affectera pas la licéité du traitement effectué avant ce retrait. Concrètement, vous pouvez par exemple vous désinscrire de nos emails marketing en cliquant sur le lien de désinscription fourni, ou modifier les paramètres de cookies via notre gestionnaire de cookies.
Pour exercer l’un quelconque de ces droits, veuillez nous contacter soit par e-mail à cbc@dpo.lu, soit par courrier adressé à CBC Informatique, 9 Zone Op Zaemer, L-4959 Bascharage, Luxembourg. Afin de protéger la confidentialité de vos données, nous pourrons vous demander de justifier de votre identité (par exemple en fournissant une copie d’un document d’identité) avant de donner suite à votre demande. Nous nous efforcerons de répondre dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans le délai d’un mois prévu par la loi, prorogeable à deux mois si nécessaire compte tenu de la complexité ou du nombre de demandes.
En cas de réponse jugée insatisfaisante, ou si vous pensez que le traitement de vos données personnelles enfreint la réglementation, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente. Au Luxembourg, il s’agit de la Commission Nationale pour la Protection des Données (CNPD) (site web : cnpd.public.lu). Vous pouvez également contacter la CNPD pour toute question générale sur vos droits ou pour obtenir assistance dans leur exercice.
9. Sécurité des données
La sécurité de vos données personnelles est une de nos priorités. CBC Informatique met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté aux risques présentés par les traitements. Cela inclut des mesures de protection physiques, logiques et administratives destinées à empêcher tout accès, usage ou divulgation non autorisé de vos informations, ainsi que pour prévenir la perte, l’altération ou la destruction accidentelle de celles-ci.
Parmi les mesures en place, nous pouvons mentionner par exemple : le stockage sécurisé de vos données sur des serveurs protégés, des systèmes de pare-feu et de détection d’intrusion, le chiffrement de certaines données sensibles, des protocoles de transmission sécurisés (HTTPS) pour notre site web, ainsi que des procédures de sauvegarde régulières. En interne, l’accès à vos données est restreint aux seuls employés et collaborateurs qui en ont besoin et qui sont soumis à des obligations strictes de confidentialité.
Nous sensibilisons également notre personnel aux bonnes pratiques de sécurité et procédons à des évaluations régulières de l’efficacité de nos mesures, afin de les adapter aux évolutions des menaces et des normes de sécurité. Par ailleurs, si vous disposez d’identifiants de connexion sur notre site ou nos services, vous êtes responsable de la confidentialité de votre mot de passe. Nous vous invitons à choisir un mot de passe robuste et à le changer périodiquement, et à ne le divulguer à personne.
En dépit de tous nos efforts, aucun système n’est infaillible. En cas de violation de données personnelles (incident de sécurité ayant des conséquences sur vos données) susceptible d’engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés, nous vous informerons dans les meilleurs délais, ainsi que l’autorité de protection des données compétente, conformément aux exigences légales.
11. Contact et informations complémentaires
Si vous avez des questions, des préoccupations ou des demandes concernant la présente politique de confidentialité ou le traitement de vos données personnelles par CBC Informatique, n’hésitez pas à nous contacter :
- Par email : cbc@dpo.lu
- Par courrier : CBC Informatique – Service Marketing, 9 Zone Op Zaemer, L-4959 Bascharage, Luxembourg
- Par téléphone : +352 40 06 30 1 (standard général)
Nous traiterons vos demandes dans les meilleurs délais et ferons de notre mieux pour y répondre de manière satisfaisante. Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez également contacter la CNPD (www.cnpd.lu), qui est l’autorité de contrôle au Luxembourg, ou votre autorité locale de protection des données dans l’UE, pour obtenir assistance ou déposer une réclamation.